Firma na próbę, czyli działalność nierejestrowana i inkubatory przedsiębiorczości

Mamy pomysł na biznes – i co dalej?

Wiele osób chcących założyć własną firmę nie ma pewności, czy oferowane usługi, lub produkty będą cieszyły się wystarczającym popytem. Każdy jest świadomy, że prowadzonej działalności gospodarczej towarzyszą koszty, których nie da się uniknąć.

Konieczność regularnego opłacania składek ZUS, jest jedną z wielu barier, która w znacznym stopniu hamuje działania aspirujących przedsiębiorców. Należy pamiętać, że w działalności gospodarczej koszty są zawsze pewne, a przychody jedynie prawdopodobne. Tej reguły nie zmienią nawet najkorzystniejsze ulgi.

Dlatego też, przed otwarciem działalności gospodarczej, warto jest przetestować nasz pomysł na biznes. Niemniej jednak, uruchomienie działalności na próbę, jeszcze nie dawno, było w znacznym stopniu utrudnione. Prowadzenie działań na rynku najczęściej wiązało się z koniecznością zarejestrowania firmy, niezależnie od tego, czy nasz pomysł był warty realizacji, czy też nie. Obecnie możliwe jest jednak wykorzystanie kilku rozwiązań. W artykule skupie swoją uwagę na dwóch z nich:

• Akademickich inkubatory przedsiębiorczości – rozwiązanie, które od wielu lat funkcjonuje w praktyce biznesowej.
• Działalność nierejestrowana – stosunkowo nowa możliwość, którą zagwarantowała tzw. „Konstytucja biznesu”.

We wstępnie chciałbym przypomnieć, że niniejszy artykuł ani w całości, ani w części, nie stanowi porady (żadnego typu), zwłaszcza prawnej. W przypadku wątpliwości bezwzględnie należy skontaktować się ze specjalistą.

 

Działalność na próbę – inkubator przedsiębiorczości

Pomoc w przetestowaniu naszego pomysłu na biznes oferują m.in. inkubatory przedsiębiorczości. Są to w większości przypadków fundacje, które prowadzą działalność gospodarczą. Oferowana pomoc dotyczy wsparcia w rozpoczęciu działalności gospodarczej, a także oferowaniu podstawowych usług, z których, z reguły, korzystają początkujący przedsiębiorcy.

Inkubatory przedsiębiorczości umożliwiają wdrożenie w życie pomysłów, w ramach prowadzonej przez nie działalności. Korzystanie z ich usług przypomina prowadzenie własnej firmy. Należy pamiętać, że niektóre inkubatory kierują pomoc głównie do środowisk akademickich. Nie jest to jednak reguła. Przeważnie, z usług oferowanych przez inkubatory przedsiębiorczości może skorzystać każdy. Istotne jednak jest, że tego rodzaju współpraca najczęściej wiąże się z opłacaniem składki (abonamentu), która wynosi 250 zł (lub więcej) miesięcznie. Nie zawsze jednak trzeba ja opłacać. Niemniej jednak, zależy to od instytucji, z którą zamierzamy współpracować. Dlatego też, przed jej wyborem należy dokładnie zapoznać się z umową i regulaminem.

Okres inkubacji również zależy wytycznych opracowanych przez instytucję, z którą zamierzamy współpracować. Z reguły nie jest on szczególnie długi i wynosi on ok. 2-3 lat. Ważne jest, że w każdej chwili przedsiębiorca może opuścić inkubator i zarejestrować działalność gospodarczą.

Z reguły, inkubatory przedsiębiorczości nie ograniczają działalności gospodarczej, którą można w wykonywać w ramach udzielanej pomocy. Przeważnie z usług funkcji korzystają informatycy, lektorzy językowi, tłumacze, graficy, różnego rodzaju doradcy, sklepy internetowe, freelancerzy i inni usługodawcy, a nawet taksówkarze. Nie każde przedsięwzięcie może jednak zostać zrealizowane w ten sposób. Na przykład, z usług inkubatora nie skorzystają przedsiębiorcy, których działalność wymaga posiadania m.in. koncesji.

 

Wady i zalety inkubatorów przedsiębiorczości

Korzystanie z pomocy inkubatorów przedsiębiorczości ma wiele zalet. Przede wszystkim, przedsiębiorca jest w pewnym stopniu chroniony przed popełnieniem niektórych błędów. Inkubator weryfikuje podpisywane umowy, co sprawia, że zmniejsza się ryzyko podpisania niekorzystnego kontraktu. Ponadto, inkubatory przedsiębiorczości oferują wsparcie merytoryczne, a także pomoc prawną. Ponadto, przedsiębiorcy nie muszą martwić się prowadzeniem księgowości, a także opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Dodatkowo, inkubatory oferują możliwość korzystania z przestrzeni biurowej.

W przypadku akademickich inkubatorów przedsiębiorczości założona działalność gospodarcza nie funkcjonuje samodzielnie na rynku, ponieważ wspomniana instytucja użycza jej swojej osobowości prawnej. Prowadzenie firmy w takim otoczeniu ma swoje złe i dobre strony. Przede wszystkim działalność jest bardzo mocno sformalizowana. Wszystkie podpisywane umowy trafiają do działu prawnego inkubatora przedsiębiorczości. Następnie są one weryfikowane i poodpisywane przez osoby decyzyjne. Tego rodzaju proceduralność w znacznym stopniu może utrudnić współpracę i wydłużyć czas dopełniania formalności z kontrahentami oraz innymi jednostkami. Jest to duży mankament współpracy, ponieważ sprawia, iż prowadzonej działalności gospodarczej zaczyna towarzyszyć zbędna biurokracja.

Dodatkowo powinniśmy być świadomi, że współpraca z tego rodzaju instytucją ma inne implikacje. Na przykład, nie będziemy mieli możliwości pozyskania kapitałów obcych (np. kredytu) ponieważ nie posiadamy zdolności kredytowej.  Ponadto, mamy ograniczone możliwości promowania własnej marki. Co prawda, inkubator pomaga w prowadzeniu działań marketingowych, ale na każdym dokumencie będzie widniała jego nazwa. Dodatkowo, nie wszystko będziemy mogli wliczyć w koszty, ponieważ inkubatory nie zaakceptują każdej operacji (np. dotyczy to telefonu na firmę, itp.).

 

Czy warto korzystać z inkubatora przedsiębiorczości?

Podjęcie współpracy z inkubatorem jest bardzo proste. Rejestracja nie trwa długo, ponieważ, na dopełnienie formalności, z reguły, wystarczy kilka dni. Po tym czasie można już podpisywać pierwsze umowy z kontrahentami. Faktury będzie wystawiał inkubator, natomiast środki będą trafiać na wyszczególnione subkonto. Wypłata wypracowanego zysku wymaga podpisania umowy cywilnoprawnej. W przypadku wyjścia z inkubatora, cały zgromadzony sprzęt (i inne elementy majątku) przekazywane są na rzecz przedsiębiorcy, na podstawie umowy darowizny, lub barterowej.

Niemniej jednak, zanim zdecydujemy się na współpracę z inkubatorem przedsiębiorczości powinniśmy rozważyć wszystkie jego wady i zalety. Kolejna kwestią, którą należy wziąć pod uwagę są składki ZUS. Brak konieczności ich opłacania jest dla wielu przedsiębiorców zaletą współpracy z inkubatorem. Niemniej jednak, nie zgromadzimy w ten sposób środków na emeryturę.

Należy również dokładnie zapoznać się z umową, którą podpisujemy z inkubatorem przedsiębiorczości. Mianowicie, w niektórych kontraktach mogą występować zapisy, które zobowiązują przedsiębiorcę opuszczającego inkubator do dzielenia się zyskiem przez określony czas. Może on być proporcjonalny do okresu inkubacji. Takie działanie ma na celu skłonić przedsiębiorców do szybkiego wyjścia z inkubatora, co przełoży się na stworzenie miejsca dla nowej działalności.

Bardzo ważne jest, aby działalność inkubatora była prawidłowo i efektywnie prowadzona. Przedsiębiorca nie posiada pełnej kontroli nad wszystkimi procesami biznesowymi i autonomii w podejmowaniu wielu decyzji. Sprawia to, że inkubator powinien funkcjonować bardzo sprawnie. Gdy nie będzie on dostosowany do potrzeb klientów, to w znacznym stopieniu utrudni ich działalność. Ponadto, należy zweryfikować, co faktycznie otrzymamy w ramach oferowanego wsparcia merytorycznego. Na przykład, pod hasłem „pomoc prawna” może kryć się bardzo różny zakres usług.

 

Firma na próbę – działalność nierejestrowana

Rozpoczęcie działalności na próbę umożliwiły zmiany, które przyniosło wdrożenie pakietu Konstytucji biznesu, czyli zestawu zmian, które weszły w życie 30 kwietnia 2018 roku. Wchodząca w jej skład ustawa Prawo przedsiębiorców, w art. 5 ust. 1 definiuje warunki, jakie należy spełnić, aby prowadzić działalność nierejestrowaną (inaczej nierejestrową). Zgodnie z brzmieniem tej nazwy, jest to typ działalności, której nie trzeba rejestrować, ale można prowadzić. Należy jednak pamiętać, że:

• Warunek 1 – Działalność powinniśmy prowadzić jako osoba fizyczna, a dodatkowo w żadnym miesiącu przychody nie powinny przekroczyć kwoty 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W roku 2018, wynosi ono 2100 zł brutto, dlatego też działalność nierejestrowaną można prowadzić do limitu przychodów, który wynosi 1050 zł.
• Warunek 2 – nie prowadzenie działalności gospodarczej przez ostatnie 5 lat (60 miesięcy). Istotne jednak jest, że z możliwości prowadzenia działalności niezarejestrowanej również będą mogły skorzystać osoby, które nie były wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarcze w okresie 12 miesięcy przed dniem wejścia ustawy w życie. W praktyce oznacza to, że jeżeli prowadzoną wcześniej działalność wykreślono z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) przed 30-stym kwietnia 2017 roku, to można skorzystać z możliwości prowadzenia działalności nierejestrowanej, bez konieczności czekania na upływ okresu pięciu lat. Przepisy skonstruowano w taki sposób, że osoby prowadzące działalność obecnie, lub które rozpoczęły ją po 30-stym kwietnia 2017 roku, nie mogą skorzystać z tego przywileju.

 

Należy wyjaśnić, że działalność rejestrowaną należy prowadzić jako osoba fizyczna, czyli samodzielnie. Taka możliwość nie będzie więc przysługiwać przedsiębiorcom działającym jako spółka cywilna. Dodatkowo, działalność gospodarcza, której prowadzenie wymaga posiadania zezwoleń, licencji, lub koncesji, nie będzie mogła być wykonywana w takiej formie.

 

Kiedy zarejestrować firmę na próbę?

Działalność nieewidencjonowana powinna zostać zarejestrowana, gdy przychód, w danym miesiącu, przekroczy próg 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ponieważ wtedy staje się ona działalnością gospodarczą. Należy pamiętać, że na złożenie wniosku do CEiDG mamy 7 dni, od dnia, w którym przekroczony został limit.

Istotne jest, że art. 5 ust. 1 ustawy prawo przedsiębiorców wskazuje, że limity ustala się w oparciu o przychód należny. Dotyczy on wszystkich kwot, które osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma otrzymać.  To znaczy, że gdy został wystawiony dokument sprzedaży, ale płatność jeszcze nie wystąpiła, to kwota należna wpływa na limit już w miesiącu wystawienia dokumentu.

 

Firma na próbę, a podatek dochodowy

Prowadząc działalność nierejestrowana jesteśmy zobowiązani do odprowadzania podatku dochodowego. Jest zgodne z zasadą powszechności opodatkowania. To znaczy, że przychody z tego rodzaju działalności nie są zwolnione od podatku.

Dochody z działalności nierejestrowanej opodatkowane są na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (18%, lub 32%). Rozlicza się je w zeznaniu rocznym PIT-36. Klasyfikuje się je jako przychody z innych źródeł. Istotne jest, iż nie ma obowiązku odprowadzania miesięcznych, lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy.

Należy pamiętać, że od przychodów generowanych z działalności nierejestrowanej można odliczyć koszty. Niemniej jednak, bardzo ważne jest, aby odpowiednio je dokumentować. Ponadto uwzględnienie kosztów dotyczy wyłącznie ustalenia podstawy opodatkowania, a nie limitu uprawniającego do prowadzenia działalności nierejestrowanej.

 

Działalność nierejestrowana, a podatek VAT

Zgodnie z definicja działalności gospodarczej, którą przedstawiono w ustawie o podatku od towarów i usług, jest nią również działalność nierejestrowana. Oznacza to, że osoby, które ją prowadzą powinno się uznać za podatników podatku VAT. Należy jednak zaznaczyć, iż w zdecydowanej większości przypadków działalność nierejestrowana będzie mogła korzystać z podmiotowego zwolnienia z podatku od towarów i usług.

Należy pamiętać, że nie każdy podmiot może skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT. Przede wszystkim, przychody w ciągu roku nie mogą przekroczyć kwoty 200 tys. zł. Dodatkowo, zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, ze zwolnienia wykluczonych jest szereg podatników. Należą do nich różnego typu dostawcy (np. energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych, budynków, środków transportu, itd.), świadczący usługi (np. prawnicze, doradztwa, jubilerskie, itd.), a także podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terenie kraju. Ustawa dokładnie precyzuje te kwestie, dlatego też bezwzględnie należy zapoznać się z jej treścią.

Wszystkie osoby, które nie spełniają warunków, aby skorzystać z podmiotowego zwolnienia z podatku VAT, muszą posiadać NIP, czyli powinny wystąpić o jego przyznanie. Dodatkowo, należy dokumentować sprzedaż fakturami VAT. Ponadto podatnicy VAT powinni prowadzić rejestry VAT sprzedaży i zakupów, a także składać deklaracje VAT.

 

Działalność nierejestrowana, a ZUS (czyli wyszło jak zwykle)

Według pierwotnych założeń, działalność nierejestrowana miała być zwolniona z obowiązku ubezpieczeń, co oznacza, że prowadząc ją, nie bylibyśmy zobowiązani do opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Zwolnienie ze składek ZUS okazało się jednak bardzo nieoczywiste. W związku z tym, idea prowadzenia działalności nierejestrowanej, na chwilę obecną, nie spełnia jednego z jej fundamentalnych założeń. Mianowice, okazuje się, że osoby prowadzące działalność w ten sposób są zobowiązane do odprowadzania składek.

W kwestii konieczności opłacania składek kluczowa stała się interpretacja przepisów nowej ustawy wydana przez ZUS. Okazuje się, że brak rejestracji w CEiDG sprawia, że osoby, które wykonują działalność nieewidencjonowaną nie są traktowane jak przedsiębiorcy. Oznacza to, że wykonują one czynności w oparciu o umowy cywilnoprawne, więc w świetle prawa są to zleceniobiorcy. Ten fakt implikuje, iż mają one obowiązek rozliczać się z ZUS.

Bardzo istotne jest, że kontrahent przedsiębiorcy nieewidencjonowanego zobligowany jest do oprowadzenia składek. Takie rozwiązanie bardzo mocno komplikuje podjęcie jakiejkolwiek współpracy. Po pierwsze, jest ono źródłem wielu dodatkowych formalności, których klienci będą chcieli uniknąć. Poza tym, jest w pewnym sensie sytuacja niezrozumiała, co może wzbudzić podejrzliwość kontrahenta. Dodatkowo, może pojawić się inny problem. Mianowicie, zleceniodawca może nie być świadomy faktu, że jego kontrahentem jest osoba prowadząca działalność nierejestrowaną.

Należy dodać, że zarejestrowani przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. ulgi na start. Oznacza to, że obecnie, zarejestrowanie działalność gospodarczej może okazać się bardziej opłacalne niż korzystanie z możliwości jej prowadzenia bez rejestracji.

 

Inne obowiązki prowadzącego firmę na próbę

Osoba fizyczna, która prowadzi działalność nierejestrowaną ma obowiązek prowadzenia uproszczonego rejestru sprzedaży. Może on być pomocny podczas pilnowania, czy limit przychodów nie został przekroczony. Tego rodzaju dokument powinien zawierać przede wszystkim: liczbę porządkową, datę, numer dokumentu, wartość sprzedaży, a także wartość sprzedaży narastająco. Taka ewidencja może zostać wzbogacona danymi kontrahenta.

Ważne jest, aby upewnić się, czy prowadzona działalność nie wymaga posiadania kasy fiskalnej. Gdy taki obowiązek nie wystąpi, to sprzedaż na rzecz osób prywatnych (lub rolników ryczałtowych) można dokumentować, w tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.  Ponadto, gdy kontrahentem jest inna działalność gospodarcza, w wielkości przypadków wystawić będzie należało fakturę (ewentualnie uproszczoną). Podmioty zwolnione z VAT wystawiają faktury bez VAT, natomiast podatnicy VAT wystawiają fakturę VAT. Należy pamiętać, że jest ona bezwzględnie wymagana, gdy wystąpi obowiązek rejestracji dla celów VAT. W określonych sytuacjach, może on powstać nawet w przypadku działalności nierejestrowanej.

Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie zwalnia z przestrzegania przepisów dotyczących ochrony konsumentów. Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni m.in. za obsługę reklamacji i zwrotu towarów. Konsument, w określonych przypadkach, może zażądać wymiany, naprawy, lub obniżenia ceny. Dodatkowo, możliwe jest, że klient może odstąpić od umowy, itd. Ponadto, w przypadku sprzedaży produktów spożywczych należy m.in. pamiętać o wymogach sanitarnych.

 

Podsumowanie – zalety i wady działalności nierejestrowanej

Prowadzenie działalności nierejestrowanej daje wiele korzyści. Przede wszystkim, jest to bardzo atrakcyjna możliwość weryfikacji pomysłu na biznes. Dodatkowo, tego typu działalność pozwala na uniknięcie wielu obowiązków i formalności, które ciążą na przedsiębiorcy prowadzącym rejestrowaną działalność gospodarczą. Działalność nierejestrowana pozwala na uniknięcie m.in.:

• Obowiązku rejestracji działalność poprzez złożenie wniosku do CEiDG (rejestracja do ZUS, GUS i US),
• Uzyskania numeru NIP i REGON,
• Opłacania zaliczek na podatek dochodowy,
• Opłacania VAT (dzięki zwolnieniu przedmiotowemu)
• Prowadzenia księgowości (wystarczy ewidencja sprzedaży).

 

Tego rodzaju działalność ma również wiele wad. Wynikają one ze stosunkowo niejasnego statusu działalności nierejestrowanej oraz interpretacji przepisów, które jej dotyczą, przez ZUS. W związku z tym, do jej głównych wad należy zaliczyć:

• Traktowanie osoby, która prowadzi działalność nierejestrowaną jako zleceniobiorcy, co wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS.
• Stosunkowo niski próg przychodów, którego przekroczenie obliguje do rejestracji działalności gospodarczej (w 2018 wynosi on 1050 zł).

 

Z czego warto skorzystać – inkubator przedsiębiorczości czy działalność nierejestrowana?

Każda możliwość przetestowania biznesu w praktyce ma swoje dobre i złe strony. Akademickie inkubatory przedsiębiorczości wydają się być bardzo interesującym rozwianiem. Niemniej jednak, przed podjęciem współpracy ciężko jest stwierdzić, czy dana instytucja jest dobrze zarządzana. Źle zarządzane inkubatory przedsiębiorczości,mogą doprowadzić do powstania wielu niepotrzebnych formalności, przestojów w czasie, a w rezultacie do niepowodzenia realizacji pomysłu na biznes.

Interesującą alternatywą jest rozpoczęcie działalności nierejestrowanej.  Warto jest jednak poczekać, zanim skorzysta się z tej opcji. Zgodne z pierwotnymi założeniami, działalność nierejestrowana nie powinna być obłożona składkami na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Niemniej jednak, zgodnie z interpretacją ZUS, na chwile obecną, jest nimi obciążona. Oznacza to, iż idea działalności nierejestrowanej została bardzo nieumiejętnie wdrożona. Obowiązek opłacania składek ZUS jest jedną z największych barier, które stoją na drodze do rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dlatego też, na chwile obecną działalność nierejestrowana pozbawiana jest jej największego atutu.

Dopiero za jakiś czas status działalności nierejestrowanej stanie się bardziej klarowny – prawdopodobnie dopiero wtedy, gdy znane będą rezultaty pierwszych sporów przedsiębiorców z organami ubezpieczeniowymi. Należy jednak podkreślić, że sam zamysł dotyczący działalności nierejestrowej jest dobry, niestety wykonanie już nie do końca.